Rapport financier 2003

Nous présentons ci-dessous la totalité des comptes d’Ayni pendant l’année 2003.

Nous avons essayé de donner les explications nécessaires pour les rendre compréhensibles à tout un chacun.

1. Le Bilan fin 2002

Le bilan est l’image de la « situation patrimoniale » d’une organisation à une date donnée, tout ce qu’elle possède (que ce soit des biens matériels ou de l’argent) qui compose son actif, et tout ce qu’elle doit (tel que les factures non encore payées ou ses dettes à plus long terme) qui compose son passif.

L’assemblée générale 2002, qui s’est tenue le 9 févier 2003, avait arrêté les comptes 2002.

Ainsi, on part du bilan d’Ayni au 31/12/2002 (tous les montants sont convertis en euros) :

Il est à noter que ce bilan diffère légèrement de celui publié lors de l’AG 2002. Ceci est dû aux taux de changes utilisés pour consolider la comptabilité :

- en 2002, les taux de change utilisés sont :

    • 1,004 US$ (dollars étasuniens) pour 1 € (euro),
    • 7,22 b$ (bolivianos) pour 1 €,

- en 2003 ces mêmes taux de change deviennent, tout au long de l’année :

    • 1,104 US$ pour 1 €,
    • 8,70 b$ pour 1 €.

Ainsi, par exemple, les fonds bibliographiques acquis pour les bibliothèques en 2002, qui avaient coûté en 2002 l’équivalent de 935,91 €, ne valaient plus, au 1/1/03, que 851,69 €. Aucun livre n’a disparu la nuit du nouvel an : c’est seulement un artifice comptable (ou encore les aléas de la spéculation mondiale sur Ayni ;-) dû au fait qu’on a choisi de comptabiliser ces fonds bibliographiques en dollars étasuniens (monnaie habituellement considérée comme référence en Bolivie) alors qu’on consolide nos comptes en euro.

On verra plus en détail ces problèmes de change à la fin de ce rapport financier. Mais mentionnons d’ores et déjà que toute la comptabilité est disponible là pour les membres d’Ayni (accès authentifié).

2. Le compte d’exploitation 2003

Contrairement au bilan qui donne une image à une date donnée, le compte d’exploitation reflète l’activité (en terme comptable les entrées, les sorties et les mouvements) pendant une période donnée. Ici nous parlons de celle qui va du 1er janvier au 31 décembre 2003.

La totalité des opérations comptables d’Ayni (recettes, dépenses, virements et opérations de change) peut être consultée dans le Grand Livre Comptable. Une facture (ou autre justificatif) est disponible auprès d’Ayni Bolivie pour toutes les transactions qui portent un numéro de référence [1]. Celles-ci seront auditées par Ayni France.

Un peu plus lisible, on pourra plutôt se reporter au Compte d’Exploitation qui consolide toutes les opérations par catégories et par date.

Afin d’illustrer tout ceci, on peut construire quelques graphiques.

3. Les dépenses 2003

D’abord la manière dont Ayni a dépensé son argent en 2003 :

Voici une autre représentation des mêmes données, probablement plus parlante [2] :

- le premier poste de dépenses concerne les rémunérations et honoraires : principalement les indemnités de Delphine pour vivre sur place et le salaire de Jorge (bolivien), qui a travaillé avec elle pour Ayni tout au long de 2003,

- viennent ensuite les investissements [3] dans les fonds bibliographiques et le mobilier des bibliothèques et du bibliobus,

- le quatrième poste concerne les coûts d’assurance et de sécurité sociale du volontaire. Il est à noter que ce montant est en réalité plus élevé, mais, dans le cadre du contrat de volontaire porté par La Guilde Européenne du Raid que nous avons, une partie est assumée par le Ministère des Affaires Etrangères.

- le reste, à savoir un peu plus du quart des dépenses est consacré aux activités d’Ayni en Bolivie et aux frais de fonctionnement.

Enfin, voici les mêmes dépenses réparties d’une autre manière, par projets :

- le projet d’éducation populaire qui met en oeuvre les bibliothèques de quartier et le bibliobus,
- le projet d’éducation à la santé,
- et tous les frais annexes : financement du volontaire, assurance et protection sociale, administratif.

4. Les recettes 2003

Pour financer tout ceci, Ayni dépend de plusieurs donateurs, institutionnels et privés. Voici la répartition des revenus d’Ayni en 2003 :

- 2003 a en été en particulier l’année d’exécution des fonds du programme de co-action de l’UNESCO.

- La donation du Genepy, une troupe de théâtre qui a fait une représentation au bénéfice d’Ayni, nous a particulièrement touchéEs. Merci à eux !

- On a aussi reçu les premières donations de la Pastorale de l’école Saint Dominique, à Neuilly, avec qui on a depuis un partenariat fructueux.

- Daniel a mis un peu de sous dans l’assoce à un moment où on en avait besoin. Il est à noter qu’il en a envoyé tout autant en Bolivie, qui ont été dépensés au bénéfice d’Ayni (même s’ils ne sont pas comptabilisés ici).

- Et les autres donations d’amis d’Ayni sont loin d’être négligeables, merci à tous ceux qui nous soutiennent !

- Enfin, cette année un changement de « périmètre » : les donations de la province d’Anvers reçues par Ayni Belgique, qui jusqu’en 2002 étaient gérées séparément à la compta d’Ayni France, sont maintenant prises en comptes ici. A ceci correspond le solde initial du compte en banque d’Ayni en Bolivie et l’argent reçu de Belgique.

Pour compléter le panorama des revenus, il convient au moins de mentionner tous ceux qui sont donnés « en nature » et qui ne sont pas comptabilisés ici : le billet entre l’Europe et la Bolivie, que Delphine s’est payée elle-même, les centaines de pages d’impresssion que nous fait gracieusement Technologie Difusion, les envois pour lesquels on met tous nos timbres, les déplacements pour se réunir... sans compter ce que mettent de leur temps tous les volontaires.

5. Le bilan fin 2003

Tous ces fonds reçus, ces dépenses faites, avec entre deux des virements d’Europe en Bolivie, des retraits et des changes euro-dollar-bolivianos, voici le bilan fin 2003 :

- Il est à noter qu’on a appliqué sur les fonds bibliographiques acquis en 2002 une dépréciation et amortissement pour usure et perte de 15%, règle qu’on se propose d’adopter à l’avenir pour Ayni.

- On remarquera qu’il reste un actif financier important, car les fonds de l’UNESCO ont été reçus fin 2003 et effectivement utilisés entre fin 2003 et début 2004, comme on le verra dans les comptes 2004.

- On remarquera en passif des dettes envers Delphine et Marie. Elles sont d’ordre différent. Marie à fait un prêt de US$ 300 à Ayni pour des raisons de disponibilités de cash, et ils lui sont rendus début 2004. Quant à Delphine, elle avait initialement passé l’année 2003 en Bolivie à ses propres frais. Néanmoins lors de l’AG 2003, on s’est accordé pour lui attribuer ces indemnités, de manière à ce qu’elle puisse repartir en 2004. Rétroactivement, on a donc compté ces indemnités comme des dettes envers elle en 2003.

6. La cohérence des comptes 2003

Quand on est une petite assoce, suivre des comptes précis entre deux continents, trois monnaies, plusieurs volontaires et tout ça bénévolement, sans comptable et avec des outils non professionnels, ce n’est pas simple.... la preuve, on ne publie nos comptes 2003 qu’un an après...

Mais on tente de faire les choses bien. En 2003 :
- les comptes en Bolivie sont tenus sur MS Money, un logiciel de finances personnelles qui a l’avantage d’être assez simple et ergonomique, mais les desavantages de :

    • ne pas vraiment mettre en oeuvre des principes comptables reconnus, ce qui rend difficiles les rapprochements.
    • ne pas offrir le suivi temporel des taux de change, mais seulement un taux global, qu’il faut maintenir pour toute une période rapportée.

- les comptes en France sont tenus dans GNUCash, un logiciel libre de comptabilité, bien plus précis mais encore moins complet et disponible seulement sur Linux.

Les comptes sont consolidés dans MS Money, dont sont issus les bilans et graphiques ci-dessus [4]. Cependant, si vous essayez, vous verrez que l’équation comptable fondamentale :

actif - passif = bilan + (recettes - dépenses)

n’est pas vérifiée.

Cela vient du fait que ce logiciel ne gère que des taux de change globaux, alors que dans les mouvements entre comptes en différentes monnaies on saisit les entrées et sorties réelles qui dépendent de la fluctuation des monnaies, ce dont il ne se préoccupe nullememt. Ceci induit des différences dans les résultats consolidés en une seule monnaie (l’euro).

Pour cela, il nous faut calculer les « pertes et gains de change », en sommant tous les virements entre comptes en différentes monnaies. Ainsi, en 2003, on a globalement un gain de change de 332,11 € [5].

La différence mentionnée au début, entre le bilan fin 2002 lors de l’AG 2002 et sa version début 2003 peut être aisément calculée en reprenant les taux de change. Elle est de 84,22 €.

On peut ainsi faire un rapprochement précis :

On n’a que 4 cents de différence, qui sont dûs aux arrondis de calcul [6].

Documents joints

Notes

[1] Il faut savoir qu’en Bolivie la plupart des petites dépenses se font de fait au marché, ou dans le secteur informel, où on ne délivre pas de reçu.

[2] Outre la représentation en « camembert » plutôt qu’en « barres », on a rassemblé dans la catégorie « autres » tous les montants inférieurs à 1% des dépenses totales.

[3] Ceux-ci apparaissent en « négatif » dans le premier graphique car il s’agit de « virements » qui se retrouvent ensuite investis en actifs.

[4] Ce fichier de comptabilité consolidée est disponible là pour tous les membres d’Ayni. Pour vous authentifier, cliquez en haut à gauche sur « Login » et utilisez votre e-mail et le mot de passe. Si vous n’avez plus votre mot de passe vous pouvez en demander l’envoi.

[5] Cela veut-il dire que l’on a « gagné » ces 332 euros ?? Pas vraiment... Ce montant dépend des taux de change comptables qui n’ont pas en soi de sens réel, si ce n’est celui de consolider les données. Si on regarde, cela provient surtout du fait que le principal virement est fait de France en Bolivie, d’euros en dollars, à la fin de l’année alors que le cours réel de l’euro avait monté par rapport à notre cours comptable (pris en moyenne de l’année). Cela étant dit, il s’agissait de la dotation de l’UNESCO qui de toutes manières était chiffrée en dollars, même si elle a été payée en euros... donc en fait on ne « gagne » strictement rien... :-(

[6] Phénomène assez courant en informatique de gestion, surtout s’il y a des conversions : immaginons qu’un calcul exact de conversion donne pour deux montants 1,003 et 2,004. Arrondi au centime on obtiendra 1,00 et 2,00 respectivement, pourtant la somme qui fait 3,007 s’arrodit à 3,01. Ainsi, selon la manière dont le logiciel calcule ses arrondis, quelques centimes en plus ou en moins peutvent apparaître.